Firma digital: qué es realmente, y cómo firmar un PDF gratis hoy mismo

Drop your document here and sign it now. PDF, Word and Excel all work: a .docx or .xlsx is laid out in your browser exactly as it was written, so there is nothing to convert first. Add a signature, a date, a company stamp or a watermark, then download it sealed. Free to start, no account, and the file is never uploaded to do it.

Casi todo el mundo busca «firma digital» cuando lo que necesita es otra cosa. Son dos conceptos distintos, uno es un trámite de semanas y el otro se resuelve en tres minutos, y elegir el equivocado cuesta tiempo o credibilidad. Aquí está la diferencia en un párrafo, y después la forma más rápida de firmar el documento que tiene abierto ahora mismo.

Firma digital y firma electrónica no son lo mismo

La firma electrónica es el acto: su nombre puesto en el documento, con la prueba de que fue usted y de que el archivo no ha cambiado desde entonces. Es lo que exige la inmensa mayoría de los contratos comerciales, y lo que el reglamento eIDAS reconoce en toda la Unión Europea.

La firma digital, en sentido estricto, es una técnica criptográfica: un certificado emitido por un prestador de confianza queda ligado matemáticamente al archivo, de modo que cualquier cambio posterior invalida la firma. En España es lo que hacen el DNI electrónico, el certificado de la FNMT y Cl@ve, y es lo que le pedirán para tratar con la Administración.

La regla práctica: si el documento va a un organismo público, necesita certificado. Si el documento va a un cliente, un proveedor, un arrendatario o un empleado, una firma electrónica con certificado de auditoría es suficiente y se resuelve hoy.

Cómo firmar un PDF gratis en el navegador

Suelte el archivo en el recuadro que hay al principio de esta página. Se abre al instante, sin instalar nada y sin crear una cuenta.

Dibuje la firma con el dedo o el ratón, o escriba su nombre y elija un estilo. Colóquela sobre la línea, añada la fecha en el formato del documento y descargue.

El archivo que obtiene está aplanado: la firma forma parte de la página y nadie puede moverla ni borrarla al abrirla. Un documento de Word o una hoja de Excel se sueltan igual, sin convertir nada antes.

iLovePDF y las demás herramientas gratuitas

La opción que más gente prueba primero es iLovePDF: firmar pdf ilovepdf funciona, es rápido y es gratis dentro de un límite diario. Si busca firma PDF en I Love PDF, o I Love PDF para firmar, es exactamente la misma herramienta escrita de otra manera. Lo mismo vale para Smallpdf y para la función Rellenar y firmar de Adobe Acrobat Reader, que además trabaja en local y no sube el archivo a ningún sitio.

Son herramientas honestas y, para un formulario del colegio o un albarán, son la respuesta correcta. Conviene saber qué no dan: ninguna deja un certificado con la hora y el firmante, y ninguna permite que quien recibe el documento compruebe por su cuenta que es auténtico.

Un detalle que se repite en toda la categoría: descargue el archivo y ábralo en otro programa distinto del que lo creó, e intente arrastrar la firma. Si se mueve, es una anotación y también se moverá en el ordenador del destinatario. Ese es el motivo más frecuente por el que un documento firmado vuelve.

Qué añade pagar, y cuánto

Tres cosas concretas. Un certificado de auditoría que dice quién firmó, cuándo y desde dónde. Una página de verificación pública, que el destinatario abre sin cuenta y sin registrarse, y que confirma que el archivo que tiene en la mano es el que se firmó. Y que un Word vuelve como Word y un Excel vuelve como Excel, en lugar de convertirse en un PDF que usted no pidió.

La descarga del documento terminado cuesta 1,50 $, sin suscripción y sin cuota mensual. Si firma con regularidad, el plan personal son 5 $ al mes y el de empresa 15 $ al mes, a tanto alzado por la cuenta entera y no por usuario, que es donde se dispara el precio en casi todas las alternativas.

Cuatro contratos al año cuestan 6 $ aquí. Los mismos cuatro en una suscripción anual de la competencia cuestan más de 100 $, porque le cobran también los ocho meses en los que no firmó nada.

Sello de empresa y validez

Muchos documentos salen con el sello de la empresa junto a la firma, sobre todo en comercio exterior. Puede diseñar un sello redondo, colocarlo donde quiera de la página y darle una fecha que se rellena sola el día que lo usa, en lugar de una imagen con una fecha vieja pegada encima.

Sobre la validez: el reglamento eIDAS reconoce la firma electrónica en toda la Unión Europea, y en España la Ley 6/2020 la desarrolla. Determinados actos, escrituras públicas, testamentos y algunas operaciones inmobiliarias, siguen exigiendo forma notarial. Esto es información general y no asesoramiento jurídico: consulte la norma aplicable a su tipo de documento o pregunte a un profesional antes de confiar en una firma electrónica.

Y una advertencia que no debería hacer falta: firme siempre en su propio nombre y selle solo empresas para las que esté autorizado a actuar. Una herramienta que facilitara la suplantación no le serviría de nada a quien necesita demostrar que un documento es auténtico.

Questions people ask about this

¿Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica?

La firma electrónica es su nombre en el documento más la prueba de quién lo firmó y de que no ha cambiado. La firma digital es una técnica criptográfica con certificado de un prestador de confianza, como el DNI electrónico o el certificado de la FNMT. Para trámites con la Administración necesita la segunda; para contratos entre empresas y particulares basta la primera.

¿Cómo firmo un PDF gratis sin instalar programas?

Suelte el archivo en la herramienta de esta página, dibuje o escriba su firma, colóquela y descargue. Funciona en el navegador del móvil igual que en el ordenador, no hace falta cuenta y el documento sale aplanado.

¿Puedo firmar un PDF con iLovePDF gratis?

Sí, dentro de su límite diario, y funciona bien para documentos sencillos. Lo que no obtiene es un certificado con la hora y el firmante ni una forma de que el destinatario compruebe el documento por su cuenta.

¿Es válida legalmente una firma electrónica en España?

Para la gran mayoría de contratos comerciales, sí, bajo el reglamento eIDAS y la Ley 6/2020, siempre que pueda identificarse al firmante y garantizarse la integridad del documento. Escrituras públicas, testamentos y ciertas operaciones inmobiliarias exigen forma notarial. Compruebe la norma aplicable a su documento.

¿Necesito certificado digital para firmar un contrato con un cliente?

Normalmente no. El certificado es imprescindible frente a la Administración. Entre particulares y empresas, una firma electrónica con certificado de auditoría y página de verificación cumple de sobra y se resuelve en minutos.

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What PDF Verified is, and what it is not

Electronic signature law is settled in broad terms and specific in the details. The ESIGN Act, UETA, eIDAS and their equivalents recognise electronic signatures across more than 190 countries, and what decides a particular case is intent to sign plus evidence connecting the signature to the signer, which is what the audit certificate records. Certain document types carry their own formalities wherever you are: deeds, wills, some property instruments, and anything requiring a witness or a notary. Sign only what you are authorised to sign, since applying another person signature without their authority is forgery whatever tool is used.

PDF Verified is a tool for preparing, signing, stamping and checking documents. It is not a law firm, a compliance service or a forensic examiner, and nothing here is legal, financial or compliance advice. Requirements differ by country, by document type and by the party asking, so check what applies to your document before you rely on it, and take advice where the document matters. You are responsible for the documents you create, sign and send, and for having the authority to do so: signing or stamping in somebody else name, or as an organisation you do not represent, is forgery whatever tool is used. To the extent the law allows, we accept no liability for how a document made with this tool is used or relied on. The full position is in our terms of service.

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